Online-Ticketsystem für das Freibad Saarburg

Sommer, Sonne, Sonnenschein …. und Freibad-Zeit! So denkt wohl jedes Kind, wenn die Sommermonate gepaart mit den Schulferien anstehen. Corona macht es den Betreibern der Schwimmbäder aber leider schwer. Sie können nicht einfach den Schlüssel umdrehen, das Becken füllen und die Gäste begrüßen.

Kontingente, Slots & Kontaktnachverfolgung

Fangen wir bei der vielleicht wichtigsten Maßnahme zur Verhinderung der Ausbreitung von Corona-Erkrankungen an: der Abstandsregelung. Das bedeutet bezogen auf ein Schwimmbad ganz konkret: Es dürfen nicht zu viele Menschen zeitgleich im Becken bzw. auf dem Areal sein und es soll auf keinen Fall eine Schlangenbildung an der Kasse geben.

Die grundlegende Anforderung an das Ticketsystem war also, dass wir mit festen Kontingenten arbeiten. Da die Öffnungszeiten des Schwimmbads in Saarburg zudem in Form von Zeitfenstern (sogenannten Slots) geschieht, mussten wir auf eine Lösung zurückgreifen, die eben diese mehrstündige Unterteilung eines Tages erlaubt und für jeden Zeit-Slot ein eigenes Kontingent abbilden kann, welches dann später in einer Check-In Liste wieder auftaucht.

Denn neben der Wahrung des Abstandes ist das Stichwort Kontaktnachverfolgung in jedem Corona-Hygienekonzept ein elementarer Bestandteil. Die Kunden sollen also beim Kauf der Tickets für die jeweiligen Zeit-Slots, sofern noch freie Plätze im jeweiligen Kontingent vorhanden sind, direkt online die notwendigen Informationen wie z.B. die jeweilige Anschrift eingeben.

Am Ende erhalten die Kunden komplett personalisierte Tickets und der Eintritt in das Schwimmbad erfolgt binnen weniger Sekunden, indem die Tickets - in Form von PDFs (ausgedruckt oder auf dem Handy) oder direkt aus der Smartphone-Wallet heraus - am Eingang vom Kassenpersonal gescannt werden. Somit können die Betreiber des Schwimmbads im Fall der Fälle jederzeit sehen, wer am jeweiligen Tag ab wie viel Uhr im Schwimmbad gewesen ist.

PayPal? Giropay?

Allerdings fehlt noch ein wichtiger Schritt im Online-Prozess: die Bezahlung der Tickets. Die Schwimmbadgänger wissen also schon online, wann es noch freie Plätze gibt, sparen die Zeit beim Eingang, indem sie bereits beim Kauf ihre Daten hinterlegen und damit es nun nicht zu einer Schlangenbildung durch die notwendige Zahlung des Tickets am Eingang kommt, findet der Zahlungsprozess ebenfalls online statt.

Dies reduziert gleichzeitig das Betrugsrisiko für den Schwimmbadbetreiber. Denn ohne Zahlung könnte das Kontingent online geblockt werden, aber im Schwimmbad finden sich nachher viel weniger zahlende Kunden wieder.

Als Zahlungsmethoden haben wir für das Schwimmbad Saarburg sowohl PayPal, als auch Kreditkarten (VISA & Master), GiroPay und iDeal integriert. Hierbei hat die größte Herausforderung nicht in den technischen Gegebenheiten bestanden, sondern in der Auswahl und verwaltungskonformen Integration passender Zahlungsdienstanbieter. Schließlich wurden vorab in der Verbandsgemeinde Saarburg-Kell noch nie Zahlungen mit beispielsweise PayPal entgegen genommen. Entsprechend lag in Sachen Payments großes Neuland vor uns.

Auch die Zahlungsdienstanbieter haben in der aktuellen Corona-Zeit einiges dazu lernen müssen. Denn eine Verbandsgemeinde ist eben kein normales Unternehmen mit einem Handelsregistereintrag und somit können standardisierte Prozesse zur Freischaltung von Neukunden nicht angewendet werden. Hier zahlte es sich aus, dass wir durch unsere eCommerce Projekte auf einen großen Erfahrungsschatz und direkte Kontakte zurückgreifen konnten, sodass es zu keinem Zeitverzug gekommen ist.

Vorverkaufsstellen

Als Bonus wurde für die Schwimmbäder in der Verbandsgemeinde Saarburg-Kell in Kooperation mit der Saar-Obermosel-Touristik und dem Hochwald-Ferienland e.V. ein Netz an Vorverkaufsstellen eingerichtet. Bedeutet: Schwimmbadbesucher können ihre Tickets nun auch bei den Touristeninformationen in Saarburg, Konz und Kell erwerben. Hiermit schaffen wir eine Alternative für all diejenigen, die keinen technischen Zugang zum Online-Ticketsystem oder den angebotenen Zahlungsmethoden besitzen.

Zusammenfassung

Binnen zwei Wochen wurde nicht nur das Zeit-Slot-basierte Online-Ticketsystem auf Basis von pretix umgesetzt, sondern gleichzeitig vieles in Sachen Grundlagen für die digitale Zukunft der Verbandsgemeinde Saarburg-Kell investiert. Das Abscannen der Tickets mit speziellen Smartphones am Eingang des Schwimmbades fällt schnell ins Auge. Aber die Prozesse im Hintergrund sind vor allem die Basis, um die nächsten Schritte der Prozessoptimierung zu beschreiten. Für uns war die Zusammenarbeit spannend und alle beteiligten Personen & Stellen haben toll mitgezogen. Der Regelbetrieb läuft bereits zu 99% unabhängig von uns als technischem Dienstleister und dies ist das beste Ergebnis überhaupt.

Die zuständigen Personen vor Ort sowie in der Verwaltung können das System samt angebundener Zweitsysteme wie den Zahlungsdienstleister-Backends eigenständig benutzen und damit ist keine Abhängigkeit geschaffen worden. Dennoch stehen wir im Support Fall direkt zur Seite. Mit pretix wurde zudem eine Lösung eingesetzt, die es jederzeit erlaubt, schnell Anpassungen vorzunehmen, eigenständig Statistiken zu ziehen und in weiteren Schritten durch zum Beispiel die Möglichkeit eines Kassensystems ein ganzheitliches System vor Ort an sowohl der Kasse als auch dem Kiosk abzubilden. Dank der Schnittstelle können Drehkreuze eingebunden werden, das Thema Mehrsprachigkeit kann gerade für die niederländischen Besucher unserer Region noch stärker in den Vordergrund gerückt werden und das Netzwerk an nun etablierten Vorverkaufsstellen auch für das Ticketing anderer Institutionen der Verbandsgemeinde Saarburg-Kell gewinnbringend genutzt werden.