Im Jahr 2020 werden Weihnachtsmärkte anders aussehen als gewohnt

Modernes Besuchermanagement für Weihnachtsmärkte

  • Patrick Hausen
  • Blog

Die Angst war groß, dass das Lied “Alle Jahre wieder” 2020 ein jähes Ende findet. Schließlich hat Corona schon zum Ausfall vieler Großveranstaltungen geführt. Gibt es dieses Jahr also keinen Glühwein auf den Weihnachtsmärkten in Trier, Mainz, Bernkastel-Kues und Co.? Die rheinland-pfälzische Landesregierung um Ministerpräsidentin Malu Dreyer hat sich mit den Kommunen zusammengesetzt und neue Ideen entwickelt.

Keine “normalen” Weihnachtsmärkte in diesem Jahr

Die schlechte Nachricht zuerst: Laut Ministerpräsidentin Malu Dreyer werden die bei Groß und Klein beliebten Weihnachtsmärkte in diesem Jahr nicht wie gewohnt stattfinden können. Zusammen mit den Kommunen seien jedoch “neue Ideen” entwickelt worden.

Weihnachtsdörfer und Weihnachtsstädte sind möglich

Laut der 11. Corona-Bekämpfungsverordnung, die die Landesregierung von Rheinland-Pfalz am 11.09.2020 verabschiedet hat und die am 16.09. in Kraft tritt, sind Veranstaltungen im Freien mit bis zu 500 Menschen gestattet, sofern die geltenden Hygiene- und Abstandsregeln eingehalten werden. In § 5 Abs. 2 der Verordnung sind Weihnachtsmärkte explizit als solche Veranstaltungen hervorgehoben, die künftig durchgeführt werden dürfen.

Das bedeutet: Wenn gewährleistet ist, dass nicht mehr als 500 Personen gleichzeitig anwesend sind, die Veranstalter deren Kontaktdaten erfassen und die Besucher Abstand halten beziehungsweise Masken tragen, dürfen Weihnachtsmärkte in Rheinland-Pfalz auch in diesem Jahr stattfinden.

Nun sind aber selbst in kleinen Orten schnell mehr als 500 Personen gleichzeitig auf einem Weihnachtsmarkt, zumal in diese Zahl auch Aussteller, Bedienungen und Helfer zählen. Folgerichtig spricht die Landesregierung von kleinen “Weihnachtsdörfern”, bei denen die Besucher erfasst und der Zugang limitiert wird. Eine weitere Möglichkeit seien “Weihnachtsstädte”, bei denen sich die Stände, Häuschen oder Karussells über ganze Innenstädte verteilen.

Individuelle Lösung erforderlich

Welche Variante infrage kommt und wie genau ein Weihnachtsdorf beziehungsweise eine -stadt aussehen kann, lässt sich nicht pauschal sagen. Schließlich sind die örtlichen Gegebenheiten unterschiedlich und jeder Weihnachtsmarkt hat seine eigene Historie und seinen eigenen Charme, der idealerweise auch in Coronazeiten bestmöglich beibehalten wird.

Klar scheint nur: Ohne ein modernes System zum Besuchermanagement droht ein ziemliches Chaos, denn dann müssten die Besucher von Hand gezählt werden und diese ihre Kontaktdaten per Zettel und Stift am Eingang hinterlassen. Man kann sich leicht vorstellen, dass sich in einem solchen Fall schnell lange Schlangen bilden, was das Abstandhalten erschweren würde.

Modernes Besuchermanagement für Weihnachtsmärkte

Mit unserem Ticketing-System, das im Kern auf der flexiblen Lösung pretix basiert, können wir bei nahezu allen Wünschen und Anforderungen helfen. Spielen wir doch einmal verschiedene mögliche Varianten zur Kontakterfassung und zum Besuchermanagement bei Weihnachtsmärkten durch:

  • In Variante 1 verlangt ein Weihnachtsmarkt Eintritt. Ein festes Ticket-Kontingent wird online zum Kauf angeboten. Die Ticket-Käufer geben während des Bestellprozesses ihre Kontaktdaten an, die datenschutzkonform gespeichert und bei Bedarf ans Gesundheitsamt übermittelt werden. Andernfalls werden die Kontaktdaten automatisch nach 30 Tagen gelöscht. Am Eingang zum Weihnachtsmarkt werden die Tickets kontaktlos gescannt.
  • In Variante 2 wird ebenfalls ein Eintritt verlangt, es wird jedoch vor Ort bezahlt. Auch hier kann ein Ticket-Kontingent online angeboten werden, allerdings zur Reservierung. Die Ticket-Reservierer geben ihre Kontaktdaten online ein, diese werden zur Kontaktnachverfolgung gespeichert und nach 30 Tagen automatisch gelöscht. An der Kasse des Weihnachtsmarktes zeigen die Reservierer ihre Tickets vor, diese werden kontaktlos gescannt.
    Um auszuschließen, dass jemand Tickets reserviert, dann nicht erscheint und so anderen potenziellen Besuchern den Platz blockiert, kann ein Zeitfenster für den Eintritt festgelegt werden. Während dieses Zeitfensters können Ticket-Reservierer an der Warteschlange vorbei zur Kasse gehen. Nach dem Zeitfenster gehen nicht genutzte Tickets zurück in der Verkauf.
  • Variante 3 funktioniert wahlweise wie Variante 1 oder 2, hat aber eine Besonderheit: Es ist möglich, Zeit-Slots für Besucher zu definieren. Das bedeutet, dass Tickets für zum Beispiel einen Weihnachtsmarktbesuch am Morgen, Mittag oder Abend gekauft beziehungsweise reserviert werden können. So schließen Veranstalter aus, dass Besucher den ganzen Tag bleiben, aber kein Geld ausgeben. Und auf diese Weise lässt sich ein Mehrfaches des “normalen” Eintrittsgeldes generieren. Vorteil aus Besuchersicht: Die Chance, eines der begehrten Tickets zu ergattern, steigt, da es schlicht mehr Tickets gibt.
  • Bei Variante 4 gibt es ein dynamisches Ticketkontingent. Hierfür werden die Tickets der Besucher nicht nur beim Zutritt, sondern auch beim Verlassen des Weihnachtsmarktes gescannt. Sobald jemand mit einem Ticket das Gelände verlassen hat, wird das Kontingent zum Kauf wieder angehoben. Bei dieser Variante ist es allerdings ratsam, mehrere Helfer am Ein- und Ausgang zu postieren, damit das Scannen schnell geht und es zu keiner Schlangenbildung kommt. Ob die Tickets online gekauft oder reserviert werden können, kann hierbei frei gewählt und an die Wünsche des Veranstalters angepasst werden.
  • Variante 5 arbeitet sogar mit Zonen. Sie eignet sich daher vor allem für Orte, bei denen sich der Weihnachtsmarkt auf viele kleine Locations verteilt. In diesem Fall können Tickets mit verschiedenen Berechtigungen angeboten werden. Je nach Berechtigung gelangt ein Besucher nur in eine beziehungsweise einzelne Zonen. Durch die Zonierung kann auch gewährleistet werden, dass sich maximal X Personen in einer Zone aufhalten.

Wir könnten diese Liste noch lange fortsetzen. Sie sehen aber auch so schon, dass die Möglichkeiten unseres Ticketing-Systems schier grenzenlos sind und exakt an Ihre Bedürfnisse hinsichtlich des Besuchermanagements angepasst werden können.

Gerne helfen wir Ihnen bei der Planung Ihres Weihnachtsmarktes. Lassen Sie sich von uns unverbindlich beraten – gemeinsam finden wir Ihre Wunschlösung!

Telefon: +49 6581 839 839 0

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